LA GESTIONE DELLE RIUNIONI: ISTRUZIONI PER L’USO

Alla Università Bocconi di Milano si usa dire: “meglio una riunione non
fatta che una riunione fatta male…” Proponiamo di seguito un piccolo
manuale per organizzare e gestire al meglio le vostre riunioni di lavoro.
LA GESTIONE DELLE RIUNIONI: ISTRUZIONI PER L’USO
a cura di Maria Cristina Vichi1
INTRODUZIONE
Una riunione è una situazione, formale o informale, caratterizzata dal fatto che più
persone discutono.
assieme per il raggiungimento di uno scopo comune. Questa definizione non vale per
le riunione solo informative, del tipo conferenza, dette anche “a una via”. Le altre
riunioni vanno considerate momenti di un lavoro di gruppo.
E’ opinione diffusa che molte riunioni siano una perdita di tempo, perché lente,
inefficienti e capaci più di rimandare i problemi che di risolverli. Va detto inoltre che
alcune riunioni sono convocate per obblighi burocratici o per affermare il potere di
qualcuno o per danneggiare qualcun altro.
Ma, se opportunamente preparate e gestite, le riunioni permettono di raggiungere
decisioni migliori, più adatte alla situazione ed anche più creative, grazie
all’interazione reciproca, all’interscambio di informazioni e alla discussione critica.
Le riunioni sono importanti soprattutto nelle situazioni che richiedono cambiamenti
(di convinzioni, preferenze, abitudini), dato che:
- il grado di coinvolgimento emotivo facilita l’attenzione e la memorizzazione;
- le persone cambiano più facilmente le proprie convinzioni e le proprie abitudini se
vedono che esse cambiano anche negli altri membri del proprio gruppo.
Quali riunioni convocare
Bisognerebbe indire solo le riunioni utili. Per decidere se una riunione è utile sono, è
opportuno riflettere sui
seguenti tre quesiti:
1. Per raggiungere lo stesso obiettivo esistono altri modi più semplici o rapidi?
2. Le persone che si intende convocare sono davvero interessate al tema da
affrontare?
3. Le persone che si intende convocare sono indispensabili o utili per il successo del
lavoro?
1 Maria Cristina Vichi: Sanità & Management Consulting – Milano, già Docente SDA e ricercatrice CeRGAS,
il testo e tratto da “Progetto Formazione Qualità” ISS, ARM, MS. Capitolo 1 86 Appendice A1.4 consultabile in:
http://www.ars.marche.it/qualita/consulta_corso/Cap%201%20Percorsi%20giugno.pdf
PREPARAZIONE DELLE RIUNIONI
Nel preparare una riunione sono importanti:
- la definizione degli obiettivi; prima di indire una riunione è fondamentale chiarire
l’obiettivo da raggiungere, perché è l’obiettivo che dovrebbe determinare il
contenuto della riunione e le sue modalità di svolgimento;
- la scelta dei numero del tipo di partecipanti;
- la convocazione e l’ordine del giorno;
- la riflessione sulla fase iniziale;
- la predisposizione della stesura del verbale.
Numero di partecipanti
Il numero dei partecipanti influisce sui risultati di una riunione poiché al crescere del
numero dei partecipanti succede che:
- il grado di partecipazione attiva tende a decrescere finché si raggiungono i 25
partecipanti circa, poi si stabilizza su valori bassi;
- il tempo necessario per lo svolgimento della riunione, a parità di ordine del giorno,
cresce decisamente coll’aumentare dei presenti fino a circa 15 persone, perché tutti
tendono a intervenire e a voler esporre il loro punto di vista, poi si stabilizza;
- l’efficacia delle soluzioni adottate è massima se sono presenti 6-8, qualche volta 10
persone, perché c’è un arricchimento reciproco in termini sia di esame del problema,
sia di originalità delle soluzioni proposte, e la difficoltà nel prendere le decisioni non
aumenta troppo. Se vi sono più di 10 persone, le comunicazioni tendono a farsi
caotiche, le singole persone contribuiscono meno, la dinamica delle relazioni di
gruppo diviene sempre più complessa e difficile da governare.
La convocazione e l’ordine del giorno
La convocazione scritta, che è necessaria nelle riunioni ufficiali, dovrebbe contenere
le seguenti
informazioni generali:
a) data e luogo;
b) orario di inizio e di chiusura. Precisare la durata della riunione consente di regolare
meglio la lunghezza degli interventi e delle discussioni;
c) persone invitate a partecipare;
d) argomenti da trattare. Vanno indicati i temi sui quali ci si aspetta che i convenuti
si presentino preparati.
FUNZIONAMENTO DELLA RIUNIONE.
Si richiama l’attenzione sulla gestione dei tempi, sulla fase iniziale e sul verbale.
Si sottolinea che per gestire bene una riunione occorrono capacità di ascolto attivo,
flessibilità, mentalità negoziale, che non sono presenti naturalmente e non si
acquistano facilmente.
La gestione del tempo
Tutti i partecipanti dovrebbero sentirsi responsabili della buona gestione del tempo,
proprio e altrui, ma la responsabilità principale è del coordinatore. La si realizza se:
- si fanno rispettare i tempi di inizio e di intervento;
- si bloccano le digressioni “fuori tema” e gli interventi troppo lunghi, ad esempio con
espressioni del tipo: “Ciò che dice è interessante, ma ne dovremmo parlare dopo”
oppure “Grazie, vorrei ora dare anche agli altri la possibilità di esprimere il loro
parere”;
- si rispetta l’ora di chiusura, con eventuale aggiornamento dell’incontro sugli
argomenti non ancora completati.
Per quanto riguarda il rispetto degli orari, è importante rispettare la concezione locale
di puntualità perché altrimenti i partecipanti arrivati in perfetto orario potrebbero
provare disappunto o anche risentimento.
Va detto che ciò che viene considerato ritardo imperdonabile a Stoccolma o a Londra
può essere visto come ritardo accettabile a Milano e puntualità a Napoli o come frutto
di un eccesso di ansia in Arabia. Soprattutto in caso di riunioni periodiche è
importante non tollerare ritardi nelle prime riunioni, perché i ritardi potrebbero
diventare abituali e compromettere il funzionamento delle riunioni successive.
Inoltre:
- è consigliabile trattare l’argomento più importante all’inizio. L’abitudine di trattare
all’inizio della riunione i punti che si ritiene di poter esaurire in breve tempo, in
modo da concentrarsi poi sui punti critici, porta di solito a perdere tempo su
argomenti di scarso rilievo. Inoltre le persone all’inizio sono fresche e, poiché non
avvertono ancora la pressione del tempo, tendono a discutere meglio e in modo più
approfondito;
- la durata di una riunione non dovrebbe superare le due ore, due ore e mezza,
perché poi cominciano stanchezza e disinteresse.
La fase iniziale
La fase iniziale di una riunione è critica perché dà ai convenuti un’idea di quale sarà
lo stile del conduttore ed indirizza il funzionamento della riunione.
Per questo il responsabile della riunione deve, per così dire, “memorizzare”
un’apertura efficace. In essa dovrà specificare: gli scopi della riunione; gli argomenti
all’ordine del giorno, tra cui distinguerà quelli in cui un relatore farà una
presentazione, quelli su cui scambiarsi informazioni, quelli per cui si aspetta
contributi di idee e proposte e tra questi, quelli su cui occorre prendere decisioni; i
tempi assegnati alla discussione di ogni argomento; se non già assimilate dal gruppo,
le regole di conduzione.
La chiarezza iniziale sui temi e le regole spinge i partecipanti ad una sorta di
autoregolazione dei comportamenti e comunque rende meno difficile il
coordinamento; il conduttore riuscirà con più facilità a togliere la parola a chi divaga
o esce fuori tema, a frenare chi interrompe o fa polemiche. Ciò è particolarmente
importante quando chi coordina è gerarchicamente inferiore ad altri partecipanti,
come avviene di solito nelle riunioni dei gruppi di progetto.
Il verbale della riunione
Di tutte le riunioni in cui si prendono decisioni o si contribuisce a decisioni future si
dovrebbe tenere un resoconto finale, da distribuire ai partecipanti ed alle altre
persone interessate. Il verbale dovrebbe essere chiaro e sintetico e contenere
essenzialmente: la descrizione delle decisioni prese; gli impegni presi dai vari
partecipanti con i relativi tempi; la data della eventuale futura riunione. Di volta in
volta chi scrive il verbale deciderà, in accordo col coordinatore, se menzionare
eventuali diversi punti di vista ed eventuali contrasti.
Il verbale deve essere scritto dal segretario del gruppo, se esiste, oppure da un
partecipante incaricato dal coordinatore della riunione oppure, a rotazione, da tutti i
partecipanti, nel caso di riunioni periodiche.
TIPI DI RIUNIONE
Le riunioni di scambio di informazioni
La caratteristica di queste riunioni è di non dovere necessariamente portare a
prendere decisioni. Si può trattare di:
- riunioni periodiche con l’obiettivo di aggiornamento reciproco su quanto si è fatto;
ognuno dei presenti illustra ai colleghi le sue attività, le novità del periodo e le sue
previsioni;
- riunioni di consultazione durante le quali viene presentato un problema o una
proposta per sentire inizialmente il parere dei convenuti.
Gli interventi si possono svolgere o no con or dine prefissato per ruoli, ad esempio
prima il medico clinico, poi l’infermiere, poi il laboratorista, ecc. Con questa
modalità di solito il ritmo è più lento, perché i partecipanti sono più attenti a
rispettare in chi parla il ruolo che svolge.
Comunque al termine di ogni giro di tavolo il coordinatore può sintetizzare le
informazioni fornite ed eventualmente proporre approfondimenti su aspetti risultati
importanti e di interesse diffuso.
Le riunioni di soluzione dei problemi o decisionali
Sono riunioni durante le quali si dibattono problemi che richiedono una decisione. A
volte la decisione è rinviata, ma anche il non decidere diventa una decisione.
Spesso la parte decisionale non occupa tutta la riunione; una parte del tempo può
essere dedicata ad altri scopi, per esempio ad informarsi reciprocamente
sull’andamento delle attività.
Sono le riunioni più complesse dal punto di vista delle dinamiche interpersonali
coinvolte e le più difficili da condurre.
Gli obiettivi non sempre sono dichiarati. Chi organizza la riunione si può anche
proporre di impegnare i partecipanti nella applicazione delle decisioni o di far
approvare una decisione in effetti già presa.
Occorre vigilare perché la discussione non degeneri in aggressioni personali. A questo
scopo, nelle riunioni “genuine” può essere utile ribadire lo scopo della riunione, e cioè
arrivare ad una decisione il più possibile condivisa.
Una riunione di soluzione di problemi si può svolgere lo stesso anche se non c’è nel
gruppo una persona che abbia l’autorità per approvare la decisione e renderla
operante, Le conclusioni del gruppo verranno presentate come proposta a chi ha il
potere di decidere.
Se il superiore gerarchico di tutti i partecipanti o di alcuni di loro è presente alla
riunione, dovrà prestare particolare attenzione a non ostacolare la libera espressione
delle opinioni.
Le riunioni “a una via”, informative
Chiudiamo con qualche cenno sulle riunioni informative, non tanto alle conferenze,
quanto alle presentazioni che hanno luogo in molte riunioni del tipo precedente.
Una presentazione si articola sostanzialmente in 3 parti distinte:
a) l’introduzione, di breve durata, durante la quale il relatore illustra gli scopi, il
contenuto e la durata della presentazione;
b) la presentazione vera e propria;
c) la fase delle domande e del dibattito, che dovrebbe occupare una parte rilevante
del tempo complessivo, almeno il 20%.
Soprattutto quando si vogliono presentare concetti non noti ai presenti e/o quando i
presenti sono numerosi è bene dare molta attenzione ai sussidi visivi. I suggerimenti
più importanti sono: limitare il numero dei lucidi o delle diapositive, in genere non più
di una ogni due minuti; riportare su lucidi e diapositive solo le sintesi dei concetti,
senza scrivere troppo; preferire i grafici (istogrammi, torte, diagrammi) alle tabelle.
Per quanto riguarda il dibattito, è il relatore che dovrebbe scegliere se accettare
domande anche durante la relazione o solo al fine. Ammettere le domande durante la
presentazione porta ad un clima più partecipativo e permette di chiarire subito dubbi
e fraintendimenti.
Gli svantaggi sono che: le interruzioni, se frequenti, possono ostacolare l’ordine e la
completezza della presentazione; se vi sono interventi pesantemente critici o contrari,
si può produrre un clima di tensione o di disagio; l’autorevolezza del relatore può
essere compromessa dalle domande critiche di persone con ruoli gerarchici elevati.
Le domande alla fine della relazione hanno d’altra parte i seguenti svantaggi: il clima
rimane più freddo e distaccato; qualche ascoltatore può perdere il filo logico e
innervosirsi o distrarsi, fino a divenire critico verso il contenuto della presentazione
solo per reazione.
Quando il numero dei partecipanti è superiore a 15-20, è importante ricordare che il
clima sarà inizialmente “freddo” (non partecipazione, distanza, scarsa empatia da
parte del gruppo). Sarà opportuno curare particolarmente l’impianto logico e la
chiarezza della presentazione e lasciare le domande alla fine.
Suggeriamo, per un “controllo”, di usare una griglia di valutazione di una riunione di
lavoro (tratta da Morosini, 2000) , in gran parte ispirata da un seminario di Sergio
Tonelli
Per ciascuna domande dare una valutazione su una scala a 5 punti: 0= per niente,
1 = in modo
insufficiente, 2 = discretamente, in modo sufficiente, 3 = bene, 4 = in modo
eccellente.
Commentare brevemente i motivi del giudizio
DOMANDE PUNTEGGIO E COMMENTI
A. PROGETTAZIONE
1. E’ stata convocata con sufficiente anticipo?
Le riunioni ordinarie dovrebbero essere convocate molto in anticipo, ad esempio all’inizio dell’anno
per tutto l’anno a date e ore fisse, per esempio ogni primo mercoledì del mese dalle 11.30 alle
12.30. Nel caso di riunioni straordinarie convocate con breve preavviso, dovrebbe essere fatto un
giro di telefonate per accertare in quale giorno il minor numero di persone hanno già altri impegni.
2. Era chiaro il mandato?
Se il tema della riunione cambia di volta in volta, è necessario inviare e/o esporre in luogo
facilmente accessibile l’ordine del giorno.
3. Sono stati inviati con sufficiente anticipo i documenti da leggere per potere
contribuire in modo informato
alle decisioni?
Almeno una settimana prima copia cartacea o elettronica, ad esempio di convenzioni o progetto
da discutere.
4. Sono stati definiti il tempo di inizio e la durata della riunione?
5. Sono note le regole della partecipazione alla riunione
a tutti i partecipanti?
Prima dell’inizio della riunione tutti i partecipanti dovrebbero conoscere le regole fondamentali, o
per
esperienze precedenti o per lettura di una procedura specifica. Tra le regole fondamentali: parlare
uno per volta, prenotare gli interventi, rispettare i tempi degli interventi, non divagare e uscire di
tema, non lasciare le riunioni se non per impegni annunciati prima, conoscere il tipo di verbale che
verrà scritto (dettaglio degli interventi dei partecipanti o solo decisioni).
6. Sono note le regole per il presidente/conduttore della riunione?
Sollecitare la partecipazione di tutti, non parlare più degli altri (nessuno gli può togliere al parola),
far rispettare le regole di cui al punto precedente, in particolare richiamare chi parla troppo a
lungo o va fuori tema e ad esempio suggerire di rimandare a più tardi la discussione sul nuovo
tema.
7. Sono note le regole per il segretario?
Rilevazione delle presenze e dell’ora di arrivo e di eventuale allontanamento, livello di dettaglio e
stile del verbale da tenere, tempi di consegna del verbale.
B. ASPETTI LOGISTICI E ATTREZZATURE.
8. La riunione si è svolta in un ambiente confortevole?
Comodo da raggiungere, temperatura confortevole, disponibilità per tutti i partecipanti di posti a
sedere e di possibilità di appoggio per scrivere.
9. Vi erano a disposizione attrezzature per brevi presentazioni?
Lavagna luminosa, lavagna a fogli mobili, eventuale proiettore.
C. CONDUZIONE
10. Sono stati nominati, o confermati, prima dell’inizio della riunione il presidente e il
segretario?
11. La riunione è cominciata in orario?
Punteggio 2 se entro 15 minuti dall’orario previsto. Cominciare in ritardo per aspettare chi non è
ancora arrivato penalizza chi è arrivato puntuale e incoraggia chi è arrivato in ritardo a continuare
così o a ritardare ancora di più.
12. Le regole di cui al punto 5 sono state rispettate?
13. Il conduttore ha dato la parola a tutti quelli che l’hanno chiesta e ha rispettato
l’ordine di prenotazione?
14. Il conduttore ha saputo gestire i tempi?
In modo da affrontare tutti i punti all’ordine del giorno nel tempo previsto.
15. Sono state date tutte le informazioni sulla vita aziendale a conoscenza dei
partecipanti (e in particolare del conduttore) che potevano riguardare gli altri
partecipanti?
16. All’inizio della riunione, sono state chieste e date sinteticamente informazioni sullo
stato di avanzamento dei compiti assegnati nelle riunioni precedenti?
17. Vi è stata ampia partecipazione?
Hanno preso la parola tutti quelli che avevano qualcosa da dire
18. Tutti quelli che hanno parlato hanno avuto l’impressione di essere ascoltati?
19. Chi ha parlato è stato aiutato a chiarire il suo contributo?
Ad esempio ha ricevuto domande di chiarimento o è stato invitato a fare degli esempi. Vedi
ascolto attivo nella griglia sulle abilità di comunicazione interpersonali.
20. Le eventuali critiche hanno riguardato le proposte e i comportamenti, non le
persone o le loro
motivazioni?
Vedi in questo libro la griglia sulle abilità di comunicazione interpersonale.
21. Il conduttore ha valorizzato i diversi contributi?
Ha detto qualcosa di positivo anche alle persone con le quali non era d'accordo.
22. Ha riassunto gli interventi senza falsarli?
23. Gli eventuali conflitti sono stati gestiti bene?
In particolare si chiariscono gli pseudo-conflitti, ossia i conflitti non legati alla diversità e
inconciliabilità degli obiettivi, ma a scarsa chiarezza o a problemi nelle relazioni interpersonali. Si
consideri anche se il conduttore è riuscito a far passare una soluzione accettabile da entrambe le
parti e favorevole all’organizzazione.
24. Vi è la sicurezza che il verbale verrà fatto circolare tempestivamente per eventuali
proposte di correzione o integrazione?
Per dare punteggio 2, entro una settimana.
25. Vi è la sicurezza che il verbale definito sarà facilmente accessibile?
D. RISULTATI
26. La riunione è finita in orario?
Punteggio 2 se entro 15 minuti dalla fine prevista.
27. Nel complesso l’atmosfera è stata piacevole, stimolante, di riconoscimento
reciproco?
Anche qualche battuta e qualche apprezzamento sincero per gli altri e per il lavoro fatto e da fare.
28. I partecipanti non hanno avuto l’impressione di aver buttato via il tempo?
Punteggio 2 se meno del 20%.
29. La riunione ha raggiunto i suoi obiettivi?
Per dare punteggio 2, per almeno la metà dei punti all’ordine del giorno è stato deciso di non
rimandare la soluzione a una prossima riunione o a un sottogruppo.
30. Sono stati definiti le responsabilità e i compiti rispetto alle decisioni prese?
Si è deciso chi deve fare che cosa e quando.
31. Sono state ricordate data e orario della prossima riunione?
32. Vi è l’abitudine di ricordare prima della riunione successiva gli impegni a chi li ha
presi?
Qualcuno dovrebbe essere incaricato di chiedere a circa metà dell’intervallo a che punto sono i
lavori.
33. PUNTEGGIO TOTALE ____
Sommare i singoli punteggi senza contare gli eventuali 8 e 9. In questo modo si dà la stessa
importanza a tutti i criteri/domande, il che non è soddisfacente; bisognerebbe dare più peso ai
criteri più importanti, e in particolare a quelli relativi ai risultati.